Créer sa première facture dans ComptaFlow : du client à l'encaissement

Prérequis : un compte ComptaFlow (l'essai gratuit suffit) et un profil complété dans « Mon compte », onglet « Mon activité » : nom et prénom, SIRET, adresse. Ces mentions sont obligatoires sur chaque facture et le tableau de bord vous le rappelle tant qu'elles manquent.

1. Régler vos conditions de paiement, une fois pour toutes

   Dans « Mon compte », onglet « Mon activité », descendez jusqu'à « Conditions de paiement par défaut ». Indiquez le « Délai de paiement (jours) », par exemple 30, et le « Taux de pénalités de retard » (le champ propose « 3x le taux légal »). Ces valeurs seront imprimées sur chaque facture, avec l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement que la loi impose entre professionnels. Touchez « Enregistrer le profil ».

   Toujours dans cet onglet, « Numérotation des factures » vous permet de définir une « Série de cet appareil (facultatif) » si vous facturez depuis plusieurs appareils ; sinon, laissez vide : la numérotation FAC-AAAA-NNN démarre à 001 chaque année.

2. Créer le client

   Ouvrez « Clients » (dans la rubrique « Fichiers » du menu, ou derrière « Plus » sur téléphone) et touchez « Nouveau client ». Choisissez « Particulier » ou « Professionnel ». Pour un professionnel, le bloc « Rechercher l'entreprise dans l'annuaire public (nom ou SIRET) » remplit la raison sociale, le SIRET et l'adresse depuis l'annuaire officiel ; vous pouvez aussi tout saisir à la main.

   Renseignez l'« Email » : c'est l'adresse à laquelle les devis, les factures et les relances partiront. Les champs « Interlocuteur », « Téléphone », « N° de TVA intracommunautaire » et « Notes internes » sont facultatifs. Touchez « Enregistrer ». Vous pouvez aussi créer un client directement depuis un devis ou une facture, avec le bouton « + » à côté du champ client.

3. Établir le devis

   Ouvrez « Devis et factures » et touchez « Devis ». Dans « Rechercher un client », tapez les premières lettres et choisissez votre client. La « Date » est celle du jour, et « Valable jusqu'au » est préréglé à trente jours. Dans « Lignes », saisissez la « Désignation », la « Nature » (prestation de services ou vente de marchandises : c'est ce qui range la recette dans la bonne colonne URSSAF), la « Quantité », l'« Unité », le prix et, si besoin, la « Remise % ». Le bouton « Depuis mes prestations » reprend une ligne de votre catalogue en un geste.

   Le champ « Notes imprimées sur le document » accueille vos conditions particulières ; « Notes internes (jamais imprimées) » reste pour vous. Touchez « Enregistrer » : le devis reçoit son numéro, DEV-2026-001 pour le premier de l'année. Depuis sa fiche, « Envoyer » l'adresse en PDF à votre client ; quand il répond, marquez-le « Accepté » ou « Refusé ».

4. Convertir le devis en facture, puis l'émettre

   Sur le devis accepté, touchez « Facturer ». ComptaFlow ouvre une facture brouillon qui reprend toutes les lignes ; ajustez ce qui a changé depuis le devis. Deux choix : « Enregistrer le brouillon » pour y revenir plus tard, ou « Émettre » pour la rendre définitive. À l'émission, la facture reçoit le numéro suivant de la série (FAC-2026-001), la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est ajoutée puisque vous êtes en franchise, et le document est figé : plus de modification ni de suppression possible, seul un « Avoir » pourra le corriger.

   

5. Encaisser le règlement

   Quand le paiement arrive, ouvrez la facture et touchez « Encaissement ». Le « Montant » est prérempli avec le reste dû ; réduisez-le pour un acompte. Indiquez la « Date d'encaissement » (celle du virement, pas celle de la facture) et le « Mode » : virement, carte, chèque, espèces. Touchez « Enregistrer ». La facture passe « Payée », ou « Payée en partie » s'il reste un solde, et la recette est inscrite au livre des recettes à la date choisie. Chaque versement y figure séparément : c'est ce que vous déclarerez à l'URSSAF.

   

6. Envoyer la facture par email

   Sur la facture, touchez « Envoyer ». Le « Destinataire » est prérempli avec l'email du client et le « Message » avec votre modèle (modifiable dans « Mon compte », « Modèles d'emails »). Touchez « Envoyer l'email » : le PDF part en pièce jointe, depuis ComptaFlow, avec votre adresse en réponse, et la date d'envoi s'inscrit sur la facture. Sur téléphone, « Partager » ouvre la feuille de partage pour l'envoyer par messagerie, avec le fichier Factur-X joint ; « PDF » l'affiche et « Télécharger » l'enregistre.

   Si la facture n'est pas réglée à l'échéance, « Relancer » envoie un rappel par email avec la facture jointe, et la relance est consignée sur le document. Pour corriger une facture émise, « Avoir » crée un avoir qui l'annule en tout ou partie, avec son propre numéro.

Ce que vous avez obtenu

• un devis numéroté DEV-2026-001, marqué accepté ;
• une facture FAC-2026-001, émise et figée, avec toutes les mentions obligatoires et la mention 293 B ;
• un encaissement daté, visible dans le livre des recettes et dans la colonne URSSAF correspondante ;
• un PDF envoyé à votre client, avec la date d'envoi conservée.

Pour les règles qui sous-tendent ce parcours (numérotation continue, mentions, avoirs), lisez la page logiciel de facturation auto-entrepreneur. Pour la transmission par plateforme agréée, obligatoire à l'émission dès le 1er septembre 2027, lisez le guide facture électronique micro-entrepreneur.