Tenir son livre des recettes avec ComptaFlow : saisie, import bancaire et exports

1. Ce qui s'inscrit sans rien faire

   Chaque « Encaissement » enregistré sur une facture apparaît dans « Livre des recettes » à la date du règlement, avec le numéro de la facture, le client et le mode de paiement. Vous n'avez rien à ressaisir : la recette est rangée dans la bonne colonne URSSAF selon la nature des lignes facturées. Si une facture est réglée en deux fois, le livre montre deux lignes, à deux dates. Le tutoriel Créer sa première facture détaille cette partie.

2. La saisie express, depuis le tableau de bord

   Beaucoup de recettes n'ont pas de facture : un cours, une vente sur un marché, une séance réglée sur place. Pour celles-là, le tableau de bord propose « Touchez une prestation pour l'encaisser ». Les puces affichées sont vos prestations habituelles, enregistrées dans « Prestations » (rubrique « Fichiers » du menu) avec un bouton « Prestation » : « Désignation », « Unité », « Nature » et prix. Choisissez le « Mode de règlement » dans la liste, touchez la puce : la recette est inscrite à la date du jour, pour le montant de la prestation. C'est le geste le plus court de l'application.

   

3. La recette détaillée

   Pour une recette qui ne correspond à aucune prestation enregistrée, ouvrez « Livre des recettes » et touchez « Recette ». La fenêtre « Nouvelle recette hors facture » demande la « Date d'encaissement », le « Montant encaissé », un « Libellé » (par exemple « vente sur un marché »), un « Client (facultatif) », la « Nature » (prestation de services ou vente de marchandises), le « Mode de règlement », un « N° de pièce justificative » (ticket, note) et des « Notes ». Touchez « Enregistrer ». Vous pouvez ensuite joindre un justificatif, photo ou fichier : il sera chiffré avant d'être sauvegardé, comme le reste.

4. Importer un relevé bancaire CSV

   ComptaFlow n'a pas de connexion bancaire, par choix : vos relevés ne transitent par aucun prestataire. À la place, exportez un relevé au format CSV depuis l'espace en ligne de votre banque, puis, dans « Livre des recettes », touchez « Relevé CSV ». La fenêtre « Importer un relevé bancaire » commence par « Choisir le fichier CSV » ; séparateur, format de date et colonnes sont détectés automatiquement.

   Seuls les crédits sont proposés, et ceux qui existent déjà dans le livre (même date, même montant) sont reconnus pour éviter les doublons. Choisissez la « Nature (déclaration URSSAF) » qui s'appliquera aux lignes importées, cochez ou décochez chaque ligne (« Tout cocher », « Tout décocher »), puis validez l'import. Chaque ligne devient une recette datée du jour du crédit, avec le libellé du relevé comme référence.

5. Lire le livre et le filtrer

   En haut de l'écran, « Année 2026 » et « Année 2025 » affichent l'exercice entier ; les deux champs de dates (« du … au ») isolent une période quelconque, par exemple le trimestre à déclarer. Trois totaux se mettent à jour : « Total encaissé », « Dont ventes de marchandises » et « Dont prestations de services ». Touchez une ligne pour ouvrir la facture ou la recette d'origine.

   

6. Exporter : CSV, PDF, FEC et pack pour l'expert-comptable

   Depuis « Livre des recettes », « CSV » et « PDF » exportent le livre sur la période affichée, prêts à être conservés ou transmis. Pour aller plus loin, ouvrez « Mon compte », onglet « Données et export ».

   « Export comptable CSV » produit, sur une période, un fichier au format générique, au format Sage / EBP / Ciel, ou le « FEC (France) », fichier des écritures comptables prévu par le Livre des procédures fiscales : journaux de ventes, de règlements et d'achats, avec un descriptif d'accompagnement. Le FEC exige que votre SIRET soit renseigné dans le profil. Touchez « Exporter CSV ».

   « Export complet (ZIP) » est le pack à remettre à votre expert-comptable, ou à garder pour vous : livre des recettes et registre des achats en CSV et en PDF, sauvegarde réimportable, CSV des clients et des documents, FEC, PDF de chaque devis, facture et avoir, et vos justificatifs. Tout est lisible sans ComptaFlow. L'« Export automatique », désactivé par défaut, peut déposer ce pack chaque mois ou chaque semaine dans un dossier de votre ordinateur.

Ce que vous avez obtenu

• un livre des recettes chronologique, alimenté par vos factures, vos saisies et votre relevé bancaire ;
• des totaux par nature prêts pour la déclaration URSSAF et le suivi des seuils ;
• des exports CSV, PDF et FEC, et un pack complet pour l'expert-comptable.

Les montants du livre alimentent directement la page « Déclarations URSSAF » : c'est l'objet du tutoriel Préparer sa déclaration URSSAF. Pour la partie facturation, voyez la page logiciel de facturation auto-entrepreneur.